GESTACIÓN DEL EVENTO

AUDITORIO

Para  realizar  la elección del auditorio se deben de  tomar  en cuenta   diversos factores  como:

Para  el mejor  evento de  la ciudad se debe buscar el mejor  lugar de  la ciudad.

• Accesibilidad

Que  tan rápido  es  el acceso a el lugar, se debe de  buscar  un auditorio céntrico.

• Imagen

El auditorio por si mismo debe   de  reflejar  una  excelente  imagen,  no  debe  manifestar  tanto estatus que  excluya  a la sociedad en general, pero que tampoco transmita  una  imagen de informalidad que  despierte  desconfianza de  parte de  los empresarios.

VENTA   DE BOLETOS

Un evento exitoso  es aquel en el  que  el público se siente privilegiado de poder  acudir,  es mejor catalogar  a un evento  como “ lleno  total”   falta de espacio ,  que    aquel  evento que al inicio aun  cuenta  con “sillas vacías” , pues esto aun denigra  la imagen y  la calidad del evento (psicología  de  las multitudes)    la  gente  llama  a más  gente.

Es por  eso que  se  hacen las siguientes recomendaciones.

Omita  la  leyenda  “  venta  de boletos  en taquilla”  pues  esto genera una incertidumbre total  días  antes del evento  debido a  que no se sabrá   cuantos  boletos  se han vendido o cuantas  personas acudirán al evento.

Haga alarde de que  existe  un número limite de  entradas, esto despertará  interés por comprar  los  boletos de  inmediato y dará mayor  status  al evento.

Anote  un  número telefónico  para realizar reservaciones  y además coloque  la página  de  Internet  de la trayectoria  que avala  la calidad de el evento   www.alexmarquezonline.com
Para que el público inseguro pueda tener  mayor  certidumbre.

• Promociones  en boletaje

Cree diversas promociones  en la  venta de boletos para  hacer más  atractiva la  compra  de boletos  en cantidades  fuertes.

• En la  compra de  3 boletos  el  4to.  es  gratis.

        (Público  general,  Universidades)

• Promociones  Jumbo  para  asegurar  la asistencia de  universidades completas  se puede  lanzar  un  paquete  con precios  mas accesibles  para  que  pudiera  acudir  toda  la  universidad.

• Paquete de capacitación empresarial   en  la  compra de  10  boletos podrà  capacitar  a su equipo de colaboración  por  solo    $1000 pesos  precio  que  es muy  bajo  en comparación a los  honorarios de  un consultor en capacitación empresarial, además de que los  temas  expuestos  son temas altamente  vanguardistas  a  la altura  de las empresas  internacionales de las primeras potencias.

• Utilización de  cupones  de descuento al adquirir los  boletos. (recortes  en periódicos o  revistas)

• Es   necesario  despertar  la creatividad y  hacer  atractivo el evento.

• CATEGORÍAS DE  PRECIO

EMPRESARIOS

Los empresarios  suelen ser  el sector  al que más  debería  interesarle  el desarrollo de  la tecnología, por  lo cual  un evento  formativo  con las ventajas  que con lleva debe  ser  de alto imparto para ellos.

Un punto  fuerte  que  debe  abordarse  es la insistencia  por que acudan al evento  los dueños  o directores de las micro , pequeñas , medianas y grandes empresas pues  ellos  pueden constituir  grandes lazos  de Unión  con  la organización además  de que pueden generar  grandes oportunidades de negocio,  los  mandos  intermedios  fungirán  solo como espectadores  y generalmente  no representan oportunidades de negocio debido a que  no ejercen un alto  poder de  decisión.

Los empresarios representan el sector que más  puede inyectar  recursos  a la institución es  por  eso que se debe insistir   con  la  asistencia  de  los  dueños  o directivos.
Precio total

PUBLICO  EN  GENERAL 

En ocasiones  la sociedad  se  muestra apática, al acudir  a eventos propios  de otras  instituciones educativas, gubernamentales o empresariales   sin embargo  es preciso  hacer  alarde  de la  inversión   que se  debe hacer  a la educación y  preparación de  los  padres de familia  para  transmitir  una mejor  educación  a  los hijos.

Precio total

UNIVERSIDADES

Las universidades  constituyen una  fuerza de  movimiento además  de que  concentran el futuro  de México, se deben de  pactar  acuerdos  para  generar  una  gran asistencia de  jóvenes, con precios  más  accesibles  para  los jóvenes  de acuerdo a sus posibilidades.

           Descuentos

INVITADOS  ESPECIALES

Debe de  realizarse la  invitación a celebridades  que  puedan dar  mayor  renombre  al  evento, por  lo que  se debe asignar  un número determinado  de  cortesías que sean  únicamente  para  el invitado  y un acompañante, está  invitación puede  generar  la venta  obligatoria  de  boletos  para  los  colaboradores  de  los invitados.

            Gratuito

No se debe de  olvidar enviar invitaciones  con pase  para  dos  personas  para  los medios de comunicación que  formarán  un papel  importante  en la difusión del evento.

ALIANZAS  ESTRATEGICAS:

CREAR LAZOS DE  UNIÒN

Este tipo de eventos son el  punto de encuentro  y cooperación con otras  instituciones  es preciso llevar  está  propuestas  a organizaciones  enteras que  seguramente podrán  enriquecer  la  magnitud del evento  generando  reciprocidad.

Yo  gano, tu ganas, todos ganamos.

Autoridades  gubernamentales

La participación de autoridades gubernamentales  le da más  realce  al evento, brindándole  un toque de seriedad,  además  de que  seguramente  podrán brindar ayuda  valiosa.

Empresarios

Los empresarios  están abiertos ante  cualquier oportunidad que  impulse el crecimiento de su organización, el tiempo es muy valioso  para despreciarlo en actividades  que no les  proporcionen  un beneficio.

Universidades

Las Universidades  tienen  un gran potencial  para  mover  voluntades y  siempre  se encuentran   interesadas  en  realizar  actividades  que  enriquezcan  los  conocimientos  de  los jóvenes  e impulsen  el desarrollo de  la sociedad.

PUBLICIDAD

La publicidad  tiene  un papel esencial en  el éxito del evento dando el  impulso que necesita.

La publicidad transmitirá  la imagen del evento, es por  eso que se debe de tener  cuidado  con pequeños detalles  que  pueden representa grandes errores.

Se  debe de saturar  todos  los medios de comunicación de la  región  o  al menos  los más  importantes y  trascendentes, respecto a los costos que esto representa  es posible entablar un pacto  de reciprocidad con ellos  e inclusive  solicitarles  su  patrocinio  con costos de publicidad, y adicionalmente  se pueden dar boletos  para  promociones  con el publico de los medios de comunicación.

Se  deben de  efectuar  gestos de amabilidad con los medios  de comunicación para  que  la  trascendencia del evento  aparezca  en primera plana.

Una  cena  la  noche  anterior  al evento   para  realizar   una  rueda de prensa, para  crear  un espacio de convivencia .

La publicidad debe lanzarse  cuando menos  45 días  antes, aunque  de no ser posible se debe de  abordar el  tiempo disponible  con un ataque  en todos los  medios.

PATROCINADORES

Para  solventar  diversos  gastos  se  puede  utilizar la metodología de los patrocinios que  respalda  el  superávit, eliminando  la posibilidad de que los egresos  sean mayores que los  ingresos.

Se puede conseguir  patrocinadores  para:

• La publicidad

• Los  boletos

• Los  viáticos

• Ingresos adicionales

• Hoteles

• Boletos de avión

• Invitaciones

Al  buscar los patrocinios  se  deben de  utilizar    estrategias  de competitividad si el hotel   feliz no tiene  interés  en patrocinar  se  debe amenazar  con la latente de que  de no aprovechar  la  oportunidad se le abrirían las  puertas  a el hotel  dorado, lo cual seguramente  le creara  un estado de frustración y elitismo.

Para estimular  la participación de patrocinadores  se debe de establecer  un pacto de reciprocidad.

“si  nos  patrocina  obtendrá  como beneficio  la publicidad gratuita  que distribuiremos en  diversos lugares  de la ciudad ( en  la publicidad  se imprimen  los  logotipos de los patrocinadores)  además de que  le  daremos  5  boletos  para que le de capacitación a sus empleados e  inclusive  recibos de donación   ( solo para fundaciones e instituciones publicas  con  poder  legal de emitir  este tipo de recibos )  que dan un beneficio a los patrocinadores y   permiten deducir  impuestos  y además  recibirá  un reconocimiento por su  destacada participación  y apoyo a la sociedad y contribución  con el desarrollo cultural y tecnológico  lo cual le  dará  una  excelente imagen a su empresa.  

Es preciso  hacer  sentir  al patrocinador  parte  del evento,   y se  deben  de  brindar  todas  las  atenciones posibles  para  que  al  patrocinador  no vea como una  perdida  su participación y  aportación.

Los  patrocinadores  fuertes  y las grandes  empresas no  estarán más  interesados  por  respaldar  un evento con imagen,   con un auditorio  espectacular  y un público numeroso,  y se negarán  a  patrocinar  un evento pobre  que  no les traiga  beneficios  y que  dañe su imagen

MUY  IMPORTANTE

Este  evento  puede hacerse aun más  atractivo  con realización de  un área de exhibición de  diversos  productos de  los  patrocinadores  e inclusive  se puede  realizar  una  expo, donde  el publico  al  termino la  conferencia  pase a deleitarse de la  variedad de  artículos  que  ahí se exhibirán.

Además  de que la venta  de  estos  espacios  pueda generar  un ingreso adicional para la institución.
IMPORTANTE

Es preciso  desarrollar  al máximo  la creatividad  para  lograr  que  el público  quede  plenamente satisfecho de  haber  acudido  a este  evento.

Hacer  mención de  la  entrega  de  un  diploma  que  acredite  la  capacitación recibida  en  la  conferencia de alto  nivel,  hará  más  atractivo el  evento.